Структура » СЕРГЕЕВА Майя Васильевна, начальник отдела делопроизводства Управления делами и документационного обеспечения Аппарата Государственного Совета Чувашской Республики

Должностной регламент

государственного гражданского служащего Чувашской Республики,

замещающего должность начальника отдела делопроизводства

Управления делами и документационного обеспечения Аппарата

Государственного Совета Чувашской Республики

I. Общие положения

1.1. Должность государственной гражданской службы Чувашской Республики начальника отдела делопроизводства Управления делами и документационного обеспечения Аппарата Государственного Совета Чувашской Республики (далее – начальник отдела) учреждается в Государственном
Совете Чувашской Республики (далее также – Государственный Совет)
с целью организации деятельности отдела делопроизводства Управления
делами и документационного обеспечения Аппарата Государственного Совета Чувашской Республики (далее – отдел) в соответствии с Положением
об Управлении делами и документационного обеспечения Аппарата Государственного Совета Чувашской Республики, утвержденным распоряжением Председателя Государственного Совета Чувашской Республики от 13 января 2017 года № 13.

1.2. В соответствии с подразделом 3 раздела 2 Реестра должностей госу­дарственной гражданской службы Чувашской Республики, утвержденного Указом Президента Чувашской Республики от 1 сентября 2006 года № 73, должность начальника отдела относится к категории "специалисты" главной группы должностей и имеет регистрационный номер (код) 2–3–2–10.

1.3. Область профессиональной служебной деятельности государственного гражданского служащего Чувашской Республики (далее – гражданский служащий):

сопровождение парламентской деятельности;

управление в сфере архивного дела и делопроизводства.

1.4. Вид профессиональной служебной деятельности гражданского слу­жащего:

сопровождение деятельности членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы Федерального собрания Российской Федерации                      и должностных лиц субъектов Российской Федерации;

обеспечение сохранности и государственный учет документов;

организация использования и публикации архивных документов;

комплектование и документационное обеспечение управления.

1.5. Начальник отдела назначается на должность и освобождается
от должности Руководителем Аппарата Государственного Совета Чувашской Республики (далее – Руководитель Аппарата) и непосредственно подчиняется начальнику Управления делами и документационного обеспечения Ап­парата Государственного Совета Чувашской Республики (далее – начальник Управления).

Начальнику отдела подотчетны работники отдела.

1.6. В период отсутствия начальника отдела его обязанности распределяются начальником Управления между работниками отдела.

II. Квалификационные требования

Для замещения должности начальника отдела устанавливаются базовые и профессионально-функциональные квалификационные требования.

2.1. Базовые квалификационные требования:

2.1.1. Гражданский служащий, замещающий должность начальника отдела, должен иметь высшее образование не ниже уровня специалитета, магистратуры.

2.1.2. Для должности начальника отдела обязательно наличие не менее двух лет стажа гражданской службы или работы по специальности, направлению подготовки.

Для лиц, имеющих дипломы специалиста или магистра с отличием, в течение трех лет со дня выдачи диплома устанавливаются квалификационные требования к стажу гражданской службы или работы по специальности, направлению подготовки для замещения вышеуказанной должности гражданской службы – не менее одного года стажа гражданской службы или работы по специальности, направлению подготовки.

2.1.3. Начальник отдела должен обладать следующими базовыми знаниями и умениями:

1) знанием государственного языка Российской Федерации (русского языка);

2) знаниями основ:

Конституции Российской Федерации;

Федерального закона от 27 мая 2003 года № 58-ФЗ "О системе государственной службы Российской Федерации";

Федерального закона от 27 июля 2004 года № 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации";

Федерального закона от 25 декабря 2008 года № 273-ФЗ "О противодействии коррупции";

структуры и полномочий органов государственной власти;

основ управления и организации труда, делопроизводства;

Служебного распорядка Аппарата Государственного Совета Чувашской Республики;

правил охраны труда и пожарной безопасности;

методов проведения переговоров;

организации прохождения государственной гражданской службы Чувашской Республики (далее – гражданская служба);

норм делового общения и правил делового этикета;

порядка работы со служебной информацией;

3) знаниями и умениями в области информационно-коммуникационных технологий:

правовых аспектов в области информационно-коммуникационных технологий;

программных документов и приоритетов государственной политики
в области информационно-коммуникационных технологий;

аппаратного и программного обеспечения;

общих вопросов в области обеспечения информационной безопасности.

2.1.4. Умения гражданского служащего, замещающего должность на­чальника отдела, должны включать:

1) общие умения:

умение достигать результата;

умение мыслить системно;

умение планировать и рационально использовать служебное время;

коммуникативные умения;

ориентированность на результат;

работать в условиях ограниченного времени исполнения поставленной задачи;

систематизации информации, работы со служебными документами, разработки проектов правовых актов и организационно-распорядительных документов, деловых писем;

в области информационно-коммуникационных технологий:

работы с внутренними и периферийными устройствами компьютера;

работы с информационно-телекоммуникационными сетями, в том числе сетью "Интернет";

работы в операционной системе;

управления электронной почтой;

работы в текстовом редакторе;

работы с электронными таблицами;

работы с базами данных;

работы с системами управления проектами;

2) управленческие умения:

руководить подчиненными, эффективно планировать, организовывать работу и контролировать ее выполнение;

оперативно принимать и реализовывать управленческие решения;

выстраивать межличностные отношения и мотивировать поведение подчиненных, формировать эффективное взаимодействие в коллективе, разрешать конфликт интересов;

проводить анализ и обобщение информации на стадиях принятия и реа­лизации управленческого решения, комплексно оценивать достигнутые резуль­таты;

делегировать полномочия подчиненным;

в области информационно-коммуникационных технологий:

умение стратегического планирования и управления групповой деятельностью с учетом возможностей и особенностей применения современных информационно-коммуникационных технологий в государственных органах.

2.2. Профессионально-функциональные квалификационные требования:

2.2.1. Гражданский служащий, замещающий должность начальника отдела, должен обладать следующими профессиональными знаниями в сфере законодательства Российской Федерации и законодательства Чувашской Республики:

Конституция Российской Федерации;

Трудовой кодекс Российской Федерации;

Федеральный закон от 27 июля 2004 года № 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации";

Федеральный закон от 6 октября 1999 года № 184-ФЗ "Об общих принципах организации законодательных (представительных) и исполнительных органов государственной власти субъектов Российской Федерации";

Федеральный закон от 26 июля 2006 года № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации";

Федеральный закон от 2 мая 2006 года № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";

Федеральный закон от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";

постановление Государственного комитета Российской Федерации по стандартизации и метрологии от 3 марта 2003 года № 65-ст ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов";

Конституция Чувашской Республики;

Закон Чувашской Республики от 23 июля 2001 года № 37 "О Государственном Совете Чувашской Республики";

Закон Чувашской Республики от 27 марта 2012 года № 19 "О статусе депутата Государственного Совета Чувашской Республики";

Закон Чувашской Республики от 30 марта 2006 года № 3 "Об архивном деле в Чувашской Республике";

Регламент Государственного Совета Чувашской Республики;

Положение о Президиуме Государственного Совета Чувашской Республики, утвержденное постановлением Государственного Совета Чувашской Республики от 10 сентября 2002 года № 39;

Положение об Экспертном совете Государственного Совета Чувашской Республики, утвержденное постановлением Государственного Совета Чувашской Республики от 20 марта 2007 года № 88;

Положение о комитетах Государственного Совета Чувашской Республики, утвержденное постановлением Государственного Совета Чувашской Республики от 29 сентября 2016 года № 12;

Положение об Аппарате Государственного Совета Чувашской Республики, утвержденное распоряжением Председателя Государственного Совета Чувашской Республики от 13 января 2017 года № 12;

Инструкция по делопроизводству в Государственном Совете Чувашской Республики, утвержденная распоряжением Председателя Государственного Совета Чувашской Республики от 26 декабря 2012 года № 1063.

2.2.2. Иные профессиональные знания начальника отдела должны включать:

особенности правовой системы Российской Федерации, основные направления ее развития;

вопросы управления и организации деятельности органов государственной власти;

вопросы управления и организации труда, делопроизводства.

2.2.3. Гражданский служащий, замещающий должность начальника отдела, должен обладать следующими профессиональными умениями:

прием, учет, обработка и регистрация корреспонденции, комплектование, хранение, учет и использование архивных документов, выдача архивных справок, составление номенклатуры дел;

навыки выполнения задач по обеспечению деятельности Государственного Совета Чувашской Республики;

навыки системного анализа сложных объектов и больших массивов информации;

навыки практического применения знаний законодательства Российской Федерации и законодательства Чувашской Республики в определенной должностными обязанностями аналитической деятельности;

навыки работы с правовыми аналитическими системами, включая "Гарант", "Консультант Плюс" и Автоматизированную систему обеспечения
законодательной деятельности.

2.2.4. Гражданский служащий, замещающий должность начальника отдела, должен обладать следующими функциональными знаниями:

централизованная и смешанная формы ведения делопроизводства;

система взаимодействия в рамках внутриведомственного и межведомственного электронного документооборота;

понятие нормы права, нормативного правового акта, правоотношений
и их признаки;

понятие проекта нормативного правового акта, инструменты и этапы его разработки.

2.2.5. Гражданский служащий, замещающий должность начальника отдела, должен обладать следующими функциональными умениями:

разработка, рассмотрение и согласование проектов нормативных право­вых актов и других документов;

подготовка методических рекомендаций, разъяснений;

подготовка аналитических, информационных и других материалов.

III. Должностные обязанности

3.1. Начальник отдела должен:

исполнять основные обязанности гражданского служащего, установлен­ные федеральными законами "О государственной гражданской службе Российской Федерации", "О противодействии коррупции", иными федеральными законами, и должностные обязанности, установленные настоящим должно­стным регламентом;

соблюдать ограничения, связанные с гражданской службой, установленные федеральными законами "О государственной гражданской службе Российской Федерации", "О противодействии коррупции" и иными нормативными правовыми актами;

не нарушать запреты, связанные с гражданской службой, установленные федеральными законами "О государственной гражданской службе Российской Федерации", "О противодействии коррупции" и иными нормативными правовыми актами;

соблюдать требования к служебному поведению гражданского служащего, установленные федеральными законами "О государственной гражданской службе Российской Федерации", "О противодействии коррупции"
и иными нормативными правовыми актами;

соблюдать Кодекс этики и служебного поведения государственных гражданских служащих Чувашской Республики в Государственном Совете Чувашской Республики.

3.2. Кроме того, исходя из задач и функций Государственного Совета начальник отдела:

обеспечивает работу отдела и выполнение стоящих перед ним задач
и функций;

обеспечивает своевременный прием входящей корреспонденции, включая с грифом "Для служебного пользования";

осуществляет проверку наличия, комплектности и целостности вложений в пакетах, составляет соответствующий акт в случае повреждения документов или недостачи вложений;

обеспечивает контроль за правильным оформлением документов при обработке входящей и исходящей корреспонденции, соблюдением требований Инструкции по делопроизводству в Государственном Совете Чувашской Республики;

ведет учет, регистрацию поступающей корреспонденции, принимает участие в подготовке пакетов с документами и рассылке их депутатам Государственного Совета, другим адресатам;

вводит в базу данных программного комплекса "Делопроизводство" данные о поступающих в Государственный Совет документах, внутренних
и исходящих документах, вводит поручения Руководства по ним, ставит
на контроль и снимает с контроля их исполнение;

создает электронные образцы документов, обеспечивает их ввод и хранение в электронном виде в соответствующих базах данных;

принимает электронные документы средствами электронной почты, своевременно доводит их до исполнителей;

ведет учет и ход выполнения распоряжений, поручений Председателя Государственного Совета и его заместителей, еженедельно готовит перечень контрольных документов и доводит его до руководства Государственного Совета, Аппарата Государственного Совета и исполнителей;

разрабатывает с участием структурных подразделений Аппарата Государственного Совета проект инструкции по делопроизводству в Государственном Совете Чувашской Республики, знакомство вновь принятых работников с утвержденной Инструкцией и другими нормативными документами по ведению делопроизводства и текущего архива;

разрабатывает проекты положений об архиве и экспертной комиссии Государственного Совета;

принимает участие в работе экспертной комиссии Государственного Совета, определяющей ценность хранящихся в архиве документов, ведет ее делопроизводство, проводит экспертизу ценности документов Государственного Совета;

принимает участие в работе комиссии, осуществляющей проверки наличия, хранения, использования и уничтожения печатей и бланков документов Государственного Совета с воспроизведением Государственного герба Чувашской Республики;

ведет учет и регистрацию распоряжений Председателя Государственного Совета по основной деятельности и Руководителя Аппарата по основной деятельности, обеспечивает их рассылку;

поддерживает в актуальном состоянии электронную базу распоряжений Председателя Государственного Совета и Руководителя Аппарата по  основной деятельности;

обеспечивает выполнение машинописных и копировально-множитель­ных работ;

обеспечивает своевременное составление и введение в действие индексов подразделений Государственного Совета, сводной номенклатуры дел Государственного Совета, оказывает методическую помощь в организации этой работы в комитетах Государственного Совета и подразделениях Аппарата Государственного Совета;

разрабатывает совместно с подразделениями Аппарата Государственного Совета образцы бланков документов Государственного Совета;

организовывает изготовление бланков документов Государственного Совета с воспроизведением Государственного герба Чувашской Республики средствами оперативной полиграфии Государственного Совета;

ведет учет выдачи и списания бланков документов Государственного Совета с воспроизведением Государственного герба Чувашской Республики в специальном журнале;

обеспечивает соблюдение работниками отдела правил внутреннего трудового распорядка, выполнение должностных инструкций, порядка работы со служебной информацией;

осуществляет другие полномочия по вопросам ведения отдела.

IV. Права

4.1. Основные права начальника отдела установлены статьей 14 Федерального закона "О государственной гражданской службе Российской Федерации".

4.2. Кроме того, начальник отдела имеет право:

получать в установленном порядке необходимые для выполнения возложенных на отдел задач документы и материалы от структурных подразделений Аппарата Государственного Совета;

принимать участие в заседаниях Государственного Совета, его Президиума, комитетов и комиссий;

участвовать в рассмотрении вопросов, касающихся деятельности Управления делами и документационного обеспечения;

использовать действующие системы и средства связи, информационные базы данных структурных подразделений Аппарата Государственного Совета;

изучать опыт работы аналогичных подразделений аппаратов законодательных (представительных) органов государственной власти субъектов Российской Федерации;

участвовать в конкурсе на замещение вакантной должности гражданской службы.

V. Ответственность гражданского служащего за неисполнение

(ненадлежащее исполнение) должностных обязанностей

5.1. Начальник отдела несет предусмотренную законодательством Российской Федерации ответственность за:

неисполнение либо ненадлежащее исполнение должностных обязанностей;

несоблюдение ограничений, невыполнение обязательств и требований к служебному поведению, нарушение запретов, установленных законодатель­ством Российской Федерации;

разглашение служебной информации, ставшей известной гражданскому служащему в связи с исполнением им должностных обязанностей.

5.2. За совершение дисциплинарного проступка, то есть за неисполнение или ненадлежащее исполнение гражданским служащим по его вине возложенных на него должностных обязанностей, применяются следующие дисциплинарные взыскания: замечание, выговор, предупреждение о неполном должностном соответствии, увольнение с гражданской службы по пре­дусмотренным законодательством Российской Федерации основаниям.

5.3. За несоблюдение гражданским служащим ограничений и запретов, требований о предотвращении или об урегулировании конфликта интересов и неисполнение обязанностей, установленных в целях противодействия коррупции федеральными законами "О государственной гражданской службе Российской Федерации", "О противодействии коррупции" и другими федеральными законами, налагаются следующие взыскания: замечание, выговор, предупреждение о неполном должностном соответствии, увольнение с гражданской службы в связи с утратой представителем нанимателя доверия к граж­данскому служащему.

VI. Перечень вопросов, по которым гражданский служащий

вправе или обязан самостоятельно принимать управленческие

и иные решения

6.1. Вопросы, по которым начальник отдела вправе самостоятельно принимать управленческие и иные решения:

распределение обязанностей между специалистами отдела;

запрос в установленном порядке у структурных подразделений Аппара­та Государственного Совета информации и документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей;

внесение начальнику Управления предложений о приобретении справочной литературы, поощрении работников отдела и применении к ним дисциплинарных взысканий.

6.2. Вопросы, по которым начальник отдела обязан самостоятельно принимать управленческие и иные решения:

планирование работы отдела;

подготовка отзывов на работников отдела;

исполнение соответствующих документов по вопросам, отнесенным
к его компетенции настоящим должностным регламентом.

VII. Перечень вопросов, по которым гражданский служащий

вправе или обязан участвовать в подготовке проектов нормативных

правовых актов и (или) проектов управленческих и иных решений

7.1. Начальник отдела вправе участвовать при подготовке проектов управленческих и иных решений.

7.2. Начальник отдела обязан участвовать при подготовке проектов распоряжений Председателя Государственного Совета и Руководителя Аппарата по вопросам, входящим в компетенцию отдела.

VIII. Сроки и процедуры подготовки, рассмотрения

проектов управленческих и иных решений, порядок согласования

и принятия данных решений

Начальник отдела осуществляет подготовку и рассмотрение проектов управленческих и иных решений, согласование и принятие в соответствии
с Инструкцией по делопроизводству в Государственном Совете Чувашской Республики.

IX. Порядок служебного взаимодействия гражданского служащего
в связи с исполнением им должностных обязанностей с гражданскими
служащими того же государственного органа, гражданскими

служащими иных государственных органов, другими гражданами,

а также с организациями

9.1. Начальник отдела осуществляет служебное взаимодействие с граж­данскими служащими в Аппарате Государственного Совета:

по вопросам подготовки проектов распоряжений Председателя Государственного Совета и Руководителя Аппарата;

по вопросам выполнения поручений руководства в случае необходи­мости получения дополнительной информации;

при консультировании работников Аппарата Государственного Совета по вопросам, отнесенным к компетенции Управления делами и документационного обеспечения.

9.2. Начальник отдела осуществляет служебное взаимодействие
с гражданскими служащими иных государственных органов в связи с исполнением своих должностных обязанностей:

по вопросам подготовки проектов распоряжений Председателя Госу-дарственного Совета и Руководителя Аппарата;

по вопросам выполнения поручений руководства, в случае необходимости получения дополнительной информации.

9.3. Начальник отдела осуществляет служебное взаимодействие с гражданами и организациями в связи с исполнением своих должностных обязан­ностей:

при подготовке официальных ответов на жалобы, заявления и обращения граждан и организаций, поступивших в Управление делами и документационного обеспечения, в установленные действующим законодательством сроки;

при консультировании по вопросам, отнесенным к его компетенции настоящим должностным регламентом.

X. Перечень государственных услуг, оказываемых гражданам

и организациям в соответствии с административным регламентом

государственного органа

Начальник отдела не оказывает государственные услуги.

XI. Показатели эффективности и результативности профессиональной

служебной деятельности гражданского служащего

Эффективность и результативность профессиональной служебной деятельности начальника отдела оцениваются по:

количественным и качественным показателям подготовленных и рас-смотренных документов, изученных материалов, отсутствию жалоб на результаты исполнения должностных обязанностей, своевременности и качеству
выполнения возложенных на отдел задач;

выполнению дополнительно возложенных на отдел задач.